第一章  总  则

第一条  为了规范我校审计处审计档案工作，提高审计档案质量，发挥审计档案作用，根据《中华人民共和国档案法》和《内部审计基本办法》，制定本办法。

    第二条  本办法所称审计档案，是指我校审计处和审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

    第三条  本办法所称审计档案工作，是指我校审计处对应纳入审计档案的材料（以下简称审计档案材料）进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第四条  其他单位或人员接受委托、聘用，承办或者参与审计项目，形成的审计档案材料应当交回我校审计处，并遵守本办法。

第二章  一般原则

第五条  我校审计处审计人员在审计项目实施结束后，及时收集审计档案材料，按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。

第六条  审计人员立卷时，遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。

第七条  审计人员坚持谁审计、谁立卷的原则，做到审结卷成、定期归档。

第八条  审计人员按审计项目立卷，不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。

第九条 审计档案分类：我校内部审计档案分为财务审计类和基建修缮审计类两个大类，其中，财务审计类包括：财务收支审计、经济效益审计、经济责任审计、管理审计、内部控制制度审计等，基建修缮审计类包括：基本建设项目审计、修缮工程审计、房屋建筑物改扩建工程审计、装饰装修工程审计、绿化工程审计等。

第十条 审计档案密级划分：绝密、机密、秘密、内部。由立卷人根据档案保密程度在审计档案封面标注。

第十一条 审计档案保管期限：我校内部审计档案的保管期限划分为：长期（16-50年）、短期（15年及以下）。由立卷人根据档案保存价值确定，标注于审计档案封面。基本建设项目审计、房屋建筑物改扩建审计为长期，财务审计类为长期或短期，修缮工程审计、装饰装修工程审计、绿化工程审计等项目为短期。

第十二条  审计档案质量的基本要求是：审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。

第三章  审计档案的范围与排列

第十三条  审计人员及时收集在审计项目实施过程中直接形成的文件材料和与审计项目有关的其他审计档案材料。

第十四条  审计人员根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度，以审计报告相关内容的需要为标准，整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料，并归集形成审计档案。

第十五条  一个审计项目无论是一次审计还是二次审计，审计档案的立卷时间均在结算审计后。经过二次审计的项目，应将预算审计资料与结算审计资料一起作为一个项目列入同一卷内。

第十六条  审计档案材料主要包括以下几类：

（一）立项类材料：审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

（二）证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；

（三）结论类材料：审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等；

（四）备查类材料：审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十七条  审计档案材料应当按下列四个单元排列：

（一）结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；

（二）证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；

（三）立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

（四）备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十八条  审计档案内每组材料之间的排列要求：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

第四章纸质审计档案的编目、装订与移交

第十九条  纸质审计档案主要包括下列要素：

（一）案卷封面；

（二）卷内材料目录；

（三）卷内材料；

（四）案卷备考表。

第二十条  案卷封面采用硬卷皮封装。

第二十一条  卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制。

第二十二条  卷内材料逐页注明顺序编号。

第二十三条  案卷备考表填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明。

第二十四条  纸质审计档案的装订符合下列要求：

（一）拆除卷内材料上的金属物；

（二）破损和褪色的材料应当修补或复制；

（三）卷内材料装订部分过窄或有文字的，用纸加宽装订；

（四）卷内材料字迹难以辨认的，应附抄件加以说明；

（五）卷内材料一般不超过200页装订。

第二十五条  审计人员（立卷人）将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中，其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第二十六条  审计人员（立卷人）完成归类整理，经项目负责人审核、档案管理人员检查后，按规定进行编目和归档，向审计处档案管理人员办理移交手续。

第五章  电子审计档案的建立、移交与接收

第二十七条  我校审计处在条件允许的情况下，为审计项目建立电子审计档案。

第二十八条  我校审计处确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。

第二十九条  电子审计档案采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。主要包括以下内容： 

（一）用文字处理技术形成的文字型电子文件；　

（二）用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件；

（三）用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件；

（四）用音频设备获得的声音电子文件；

（五）其他电子文件。

第三十条 在审计项目完成后，以审计项目为单位，按照归档要求，向档案管理人员办理电子审计档案的移交手续，并符合以下基本要求：

（一）元数据与电子审计档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；

（二）电子审计档案的文件有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；

（三）采用技术手段加密的电子审计档案应当解密后移交，压缩的电子审计档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子审计档案应当与其读取平台一起移交；

（四）将已移交的电子审计档案在本部门至少保存5年，其中的涉密信息必须符合保密存储要求。

    第三十一条  电子审计档案移交的主要流程包括：组织和迁移转换电子审计档案数据、检验电子审计档案数据和移交电子审计档案数据等步骤。

第三十二条  电子审计档案的移交可采用离线或在线方式进行。离线方式是指一般采用光盘或USB闪存盘移交电子审计档案；在线方式是指审计处通过与管理要求相适应的网络传输电子审计档案。

第三十三条  档案管理人员可以建立电子审计档案接收平台，进行电子审计档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。

第三十四条  电子审计档案检验合格后办理交接手续，由交接双方签字；也可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

第六章  审计档案的保管和利用

第三十五条  审计档案归我校所有，一般情况下，由审计处负责保管，审计处档案管理人员安排对审计档案业务熟悉的人员对接收的纸质和电子审计档案进行必要的检查。

第三十六条  归档与纸质文件相同的电子文件时，在彼此之间建立准确、可靠的标识关系，并注明含义、保持一致。

第三十七条 审计处定期开展保管期满审计档案的鉴定工作，对不具有保存价值的审计档案进行登记造册，经负责人签字，并报审计处处长批准后，予以销毁。

第三十八条  我校审计处按照国家有关规定设置专用、坚固的审计档案室，配备必要的设备，确保审计档案的安全。

第三十九条 审计档案一般不得外借。借阅审计档案，仅限在我校审计处内部，原则上审计处以外的单位和人员不得借阅。若有特殊情况需要借阅审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计处处长批准，并由审计档案管理人员办理借阅或证明手续。国家有关部门依法进行查阅的除外。

第四十条  损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，由我校依照有关规定追究相关人员的责任；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第七章  附  则

第四十一条  本办法由贵州医科大学审计处发布并负责解释。 

第四十二条  本办法自2016年6月1日起施行。原贵阳医学院《关于印发“贵阳医学院”审计档案管理办法》（院发【2008】28号同时废止）